Nie przystosowuje się rzeczywistości do praw, lecz prawa do rzeczywistości


Teofrast

Obsługa organizacyjna i prawna

Zestaw wypracowanych przez Administrację Nieruchomości NOVA sp. z o.o. zasad postępowania jest efektem bogatych doświadczeń wielu osób w różnych dziedzinach (zarządzanie biznesem, administracja publiczna, finanse korporacji, bankowość, rynek kapitałowy, ubezpieczenia, ochrona osób i mienia, itd.) i jako taki stanowi gwarancję wysokiej jakości proponowanych rozwiązań. Obsługa organizacyjna i prawna obejmuje szereg spraw dotyczących takich spraw jak m.in.:

- ubezpieczenie ludzi i mienia,
- zarządzanie dokumentacją, w tym opracowanie projektów dokumentów (pisma, uchwały, itp.) oraz ich archiwizacja,
- organizacja zebrań i głosowań we wspólnocie,
- porady prawne w kwestiach dotyczących wspólnoty,
- audyt organizacyjny (system regulacji wspólnotowych),
- telekomunikacja,
- impresariat (imprezy o charakterze integrującym finansowane ze wspólnych środków właścicieli lokali).

Administracja Nieruchomości NOVA sp. z o.o., w celu zapewnienia ładu w sprawach domowych, tj. dotyczących utrzymania wspólnej nieruchomości i utrzymania lokali przez właścicieli (domowników), pomaga wspólnocie mieszkaniowej opracować zbiór zasad postępowania w ważnych z tego punktu widzenia sprawach. Spójne zasady funkcjonowania wspólnoty właścicieli lokali wchodzących w skład nieruchomości, której część stanowi tzw. nieruchomość wspólna, stanowią fundament dla dobrych rządów, tj. takich, które pozwalają utrzymywać nieruchomość w należytym stanie.

Dziedziny, dla których należy jasno określić zasady to m.in. stosunki pomiędzy wspólnotą i jej członkami (prawa i obowiązki właścicieli lokali), sposób reprezentowania wspólnoty w tych relacjach oraz w stosunkach z osobami trzecimi, finanse wspólnoty (źródła finansowania wydatków na utrzymanie nieruchomości, rozliczenia z właścicielami lokali, rozliczenia z dostawcami, windykacja należności, itd.), korzystanie ze wspólnej nieruchomości, przechowywanie dokumentacji wspólnotowej, itp.

Zasady dobrej administracji

Administracja Nieruchomości NOVA sp. z o.o. prowadzi obsługę nieruchomości mieszkalnych w oparciu o kilka fundamentalnych reguł. Konsekwentne stosowanie tych zasad chroni interesy obu stron kontraktu dotyczącego administrowania wspólną nieruchomością.

Sprawowanie zarządu we wspólnej nieruchomości (jako czynności właściwych władającemu rzeczą ) jest podstawowym, niezbywalnym przymiotem wspólnoty mieszkaniowej;

Dobre zarządzanie, szczególnie w przypadku tzw. dużej wspólnoty (ustawowo to oznacza ponad siedem lokali w budynku mieszkalnym), wymaga powołania odpowiedniego gremium spośród osób fizycznych, które najlepiej, aby były właścicielami lokali wchodzących w skład danej nieruchomości. Wyłoniony w ten sposób zarząd jest organem przedstawicielskim ogółu właścicieli lokali, który wykonuje wszystkie niezbędne czynności tzw. zwykłego zarządu, czyli takie jakie są konieczne dla zapewnienia utrzymania nieruchomości (za wyjątkiem tych, które są zastrzeżone dla decyzji ogółu właścicieli na mocy ustawy, umowy pomiędzy właścicielami lub w inny prawomocny sposób);

Sprawnemu zarządzaniu nieruchomością sprzyja ustalenie przez wspólnotę dobrze przemyślanych i realistycznych zasad, którymi ogół właścicieli lokali kieruje się w sprawach istotnych dla utrzymania nieruchomości (porządek domowy). Powyższe zasady obejmują rozstrzygnięcia w takich kwestiach jak: określenie wspólnej nieruchomości, praw i obowiązków właścicieli lokali, tworzących wspólnotę mieszkaniową, określenie sposobu zarządzania wspólną nieruchomością, utrzymanie wspólnej nieruchomości (zasady gospodarki pieniężnej), sposób przechowywania dokumentacji, zasady korzystania ze wspólnej nieruchomości, itp.;

Szczegółowe kwestie dotyczące np. rozdziału kosztów mediów na część wspólną i na poszczególne lokale, sposobu naliczania obciążeń z tytułu usług świadczonych wspólnocie przez osoby trzecie, itp. wspólnota mieszkaniowa winna rozstrzygać przyjmując stosowne regulacje, które pozostają w zgodzie z zasadami zawartymi w porządku domowym. W przypadku trudności z zapisaniem wszystkich możliwości, kwestie sporne rozstrzygają właściwe organy ogółu właścicieli lokali (zebranie wspólnoty, zarząd lub wybrane w tym celu odrębne gremium);

Zlecenie przez wspólnotę obsługi nieruchomości firmie zajmującej się administracją jest rozwiązaniem, które przy przestrzeganiu powyższych reguł pozwala zachować wspólnocie kontrolę nad sposobem działania firmy administrującej (szczególnie kontrolę finansową) i jednocześnie znacznie poprawić jakość tej obsługi, poprzez podnoszenie jej profesjonalnego poziomu;

Umowa o obsługę nieruchomości określa zasady współpracy, jakie obowiązują obie strony kontraktu, przede wszystkim winna wskazywać warunki jakie winny być spełniane przez administrację w ramach obsługi nieruchomości (na czym ma polegać, co zapewniać) oraz w niezbędnym zakresie szczegółowo określać sposób zapewniania tych warunków (np. plan kont dla ewidencji przychodów i wydatków na utrzymanie nieruchomości, wzór sprawozdania finansowego wspólnoty, wzór sprawozdania finansowego dla właściciela lokalu, wzór planu gospodarczego oraz wzór indywidualnego planu opłat, lokowanie wolnych środków pieniężnych, windykacja należności wspólnoty, rozliczenia z właścicielami lokali, przechowywanie dokumentacji wspólnoty, itp.);

Okres przejściowy. Czas niezbędny dla opracowania porządku domowego, weryfikacji stanu prawnego nieruchomości, opracowania szczegółowego sposobu uporządkowania spraw dotyczących zarządzania wspólną nieruchomością, weryfikacji aktualnie obowiązujących umów dotyczących dostaw mediów i usług związanych z utrzymaniem nieruchomości oraz dokonania przeglądów technicznych w celu ustalenia stanu budynków i urządzeń składających się na nieruchomość (w tym także stanu dróg, ścieżek, zbiorników wodnych, zadrzewienia i zakrzaczenia na gruntach wchodzących w skład wspólnej nieruchomości). Efektem końcowym wszystkich powyższych audytów winien być perspektywiczny plan zarządzania wspólna nieruchomością, czyli wybór kolejności realizacji zadań niezbędnych dla utrzymania nieruchomości w dobrym stanie wraz ze wskazaniem koniecznych nakładów i sposobu ich sfinansowania.